5 类商业文件

公司使用文档来交流、处理业务和分析其生产力。商业文件的范围从简短的电子邮件到复杂的法律协议。一些文件由员工和企业主准备,而另一些文件则由公司外部的专业人士(例如会计师和律师)起草。由于文件提供了组织交易的证明,并且可能会在以后的几年中被引用,因此,文件必须写得很好。

电子邮件和备忘录

同事通常使用电子邮件相互传达信息。在电子邮件盛行之前,备忘录用于办公室内消息。在消息旨在伴随特定文件的情况下以及需要比电子邮件更多的隐私的情况下,仍会使用备忘录。

备忘录和电子邮件都可以识别发件人和收件人,并包含主题行。文本的格式为一个或多个段落。

对外交流商务信函

商业信函用于与办公室外的个人进行沟通。收件人可能包括客户,其他企业的同事,服务提供商,为企业提供建议的专业人员,政府官员和求职者。商业信函通常以块样式设置格式,其中信函的所有元素(信头除外)均与左页边距对齐。

它可以通过电子邮件发送或通过邮件传递。如果以电子邮件的文本形式发送信件,则发件人在电子邮件底部包含他的姓名、职位和联系信息。

传递信息的业务报告

商业报告以比信函更正式且通常更长的格式传达信息。报告涵盖各种主题,例如安全合规性,销售数字,财务数据,可行性研究和营销计划。它们可能包括统计数据,图表,图形,图像,案例研究和调查结果。一些报告是为了投资者的利益而发表的。如果报告是定期报告(例如月度销售报告),则使用模板是为了方便并与以前的报告进行比较。

与客户开展业务的交易文件

公司使用文件与客户进行业务往来。为节省时间,这些文档可以格式化为表格,例如订单、传送页、发票或收据。使用的交易文件类型因业务性质而有所不同。例如,保险代理人生成保险申请和保单,而贷方使用贷款申请和抵押单据。

在某些领域,企业与其他领域订立协议和合同;这些文件可能由公司律师起草。

管理业务的财务文件

企业使用财务文件来保持预算范围内,准备预算提案和提交纳税申报表。这些文件包括收据记录、工资报告、已付账单、银行对账单、损益表、资产负债表和税务报告表。这些文件可由公司的会计师准备。

企业主使用这些文件来确定公司的财务成功并确定无效的领域。部门主管可能会使用财务文件来准备预算提案。