如何为员工制作工资单

薪水明细表或薪资存根,使员工可以轻松地跟踪自己的收入并申请贷款,抵押或信用卡。作为小企业主,您可以使用免费的工资单程序为员工创建工资单。大多数会计软件程序也提供此选项。在开始之前,请确保您知道工资单上包含的内容。

小费

小型企业所有者可以使用工资存根生成器或下载免费的工资存根模板,并根据需要对其进行自定义。会计和工资单软件程序,例如 Xero 和 Sage,具有用于在线创建工资单的内置工具。

什么是工资单?

工资存根显示在一定时期内赚取的工资,以及任何个人扣除额、税款、员工供款和其他相关详细信息。这些记录告诉工人他们的工资是如何计算的。通常,工资单要么附在他们的薪水上,要么以数字格式发放。如果您通过直接存款支付员工工资,您可以提供电子工资单。

根据美国劳工部的说法,《公平劳工标准法》不要求雇主出具工资单,但他们仍需要保留雇员工资和工作时间的记录。 Policy Matters Ohio 指出,这些文件确认您的工人被归类为雇员,而不是承包商,并且您正在支付工资税。根据您所在州的法规,您可以签发数字或纸质格式的工资单,并在发薪日将其发送给您的员工。确保包含以下信息:

  • 公司名称和地址
  • 员工姓名、地址和社会安全号码
  • 毛收益和净收益
  • 工作时数和支付期间的小时费率
  • 工资期的开始和结束日期
  • 健康保险和其他扣除
  • 员工供款
  • 预扣税款
  • 欠薪,加班费或奖金(如果适用)
  • 应计病假(某些州需要)

例如,根据人力资源管理协会的说法,总部位于加利福尼亚的雇主必须提供纸质工资单,并记录所有墨水扣除额。据《宗教信仰工人正义》报道,阿拉巴马州,阿肯色州,佛罗里达州和路易斯安那州等一些州不要求雇主提供工资单。

在线创建工资存根

作为雇主,为您的员工提供工资单符合您的最大利益,以便他们了解总薪资和净薪资之间的区别。他们可能还需要这些文件来租用房屋或公寓,申请贷款或抵押。此外,员工可以使用他们的工资单来验证他们是否有资格参加安全网计划。简而言之,工资单可以作为收入证明。

有几种创建工资单的方法。例如,您可以访问法律表格或存根创建器并下载免费的薪水存根模板。填写并以数字或纸质格式发送给您的员工。加州劳工专员办公室和其他州网站也提供免费的工资单模板。如果模板有 PDF 格式,您可以使用 Adob​​e Acrobat DC 或其他 PDF 编辑器根据您的需要对其进行自定义。

另一种选择是使用免费的工资存根生成器。例如,Shopify提供此功能,不需要用户帐户。填写表格,一切顺利。 FormPros 对生成的每个工资单收取少量费用,但它比 Shopify 和其他免费工具具有更多的功能。该程序可以根据您所在州的法律自动计算总收入和净收入、扣除额、税收和供款。

大多数会计和工资核算程序都具有内置的工资单生成器。如果您订阅Sage,Patriot Software或Xero,则无需为此选项支付额外费用。此外,您还可以获得免费的工资单设置、库存管理工具、直接存款支付处理和其他方便的功能。