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要说服员工在需要材料或补给时填写额外的文书工作可能很困难，但是建立采购系统有助于控制成本，并在您尝试审计财务帐户时创建记录。采购申请和采购订单是在获取您的业务需要运营的项目的过程中的关键文件，从而标准化了内部和外部的订购过程。

小费

采购申请是贵公司内部部门（例如收发室）提交给贵公司采购部门的一种表格，其中列出了希望采购部门从外部供应商订购的物品。企业的采购部门批准了采购申请后，便向所请求货物的外部供应商发出采购订单，从而开始销售交易。

提交采购申请

采购申请是公司内部部门（例如邮件室）向公司的采购部门提交其希望采购部门从外部供应商订购的物料的表格。虽然个别表格因企业而异，但采购申请通常需要特定信息，包括请求项目的部门名称、请求项目的确切数量、项目的一般描述、通常的外部供应商的法定名称和预期价格购买。采购申请已被采购部门批准或拒绝。

什么时候需要请购单？

对于小额采购，内部部门通常使用公司信用卡直接从零售商处购买商品并完全跳过采购部门的申请流程，这通常是标准程序。通常，当提议的采购超过一定数量时，企业需要采购申请。例如，塔夫茨大学要求大多数超过 2,000 美元的采购订单。其他企业需要采购订单来进行小得多的采购。采购订单

发出采购订单

企业的采购部门批准了采购申请后，便向所请求货物的外部供应商发出采购订单，从而开始销售交易。采购订单应包括某些信息，例如采购办公室的名称、所购买的物品、收货地址、付款条件、发票说明和采购订单编号。为了帮助记录保存，采购订单通常与相关采购申请具有相同的编号。一旦外部供应商接受采购订单，它就成为对买卖双方具有约束力的合同。

内部交易的采购订单

采购申请是从一个部门发送到另一部门的内部文件，该文件要求公司从外部供应商那里购买物品。通常，采购订单是作为销售交易的一部分去往外部方的外部文档。但是，它也可以在内部使用。有时，企业的一个部门希望从另一个部门购买设备或材料；在这种情况下，许多企业要求采购部门提交部门间采购订单。

部门间的采购订单对大型企业的财务或会计部门很有帮助，因为这些部门的部门拥有独立的运营预算。