商务电子邮件的良好称呼

牢固确立其用于专业交流的公司政策后,企业主可以改善其公共企业形象。员工在使用商务电子邮件时非常不正式,这已经变得司空见惯。尽管这很常见,但非正式的商业电子邮件并不是公认的商业标准。企业所有者需要意识到,建立正确的语调可以设置整个字母的语调。

从称呼开始。限制称呼选项,为员工提供适当的选择。

标准称呼

标准称呼是“尊敬的先生(人的姓氏)”。而且,正如在传统邮政信件中所做的那样,使用标准的称呼表示尊重和专业。有些人可能认为这是过时的,但比不经意间冒犯更容易接受。

以“亲爱的”开头的问候是永恒的。如果您有此人的姓氏,或者关系是新的,请使用此人的姓氏。这表示尊重。

例如,“亲爱的琼斯先生”比“亲爱的约翰”更受欢迎。如果您不确定此人的头衔(先生,夫人,女士或小姐)或姓氏,则可以使用名字。员工在使用名字之前尝试找出收件人的姓氏应该是标准的公司政策。

友善的称呼

有时,电子邮件使用不太正式的标准编写,仅仅是因为发件人希望更加友好。例如,“嗨”比“亲爱的”友好。即使在发件人没有收件人姓名的冷通信中,也可以使用此功能。它也与“ Hi Jennifer”中的名字一起使用。

在公司程序定义的正式称呼中使用时,企业所有者可能具有特定的客户关系。例如,工作人员可能会接待一位新客户,并询问她是更喜欢用她的名字还是姓氏来称呼她。

专业但亲切

企业主看到“问候:”在通信中使用。这是一种可以接受的称呼,但暗示着一种亲切的商业关系,而不是一种正式的关系。这给人的印象是试图变得友好和不同,但仍然被认为是正式的。它经常出现在冷邮件或发送方与接收方没有牢固关系的信件中。

避免称呼

在写问候语之前,请考虑一下阅读电子邮件的人。当您不确定如何发送商务电子邮件时,请改用传统称呼。在年轻员工中经常看到以“嘿”开头的电子邮件,他们随便处理所有问题。

但是,由于某些接收者感到潜在的不尊重,因此对于大多数业务情况而言,这太随意了。当年轻的员工向年长的潜在客户或业务同事发送电子邮件时尤其如此。

要避免的另一种称呼是“可能与谁有关”,除非您完全不知道收件人的身份。这种称呼表示与收件人没有任何关系的盲目电子邮件。大多数收件人会立即将其视为盲目电子邮件,并且可能在阅读之前将其丢弃。例如,“嗨”比“亲爱的”更友好,并且在发件人与收件人建立了积极的关系时更常见。

小费

如果您没有很多信息,最好保持简短。即使您在“ Hi”之后没有名字,“ Hi”也比“ Dear Friend”好。