信息管理系统的功能

信息管理系统收集和管理以各种格式存储的数据,并使需要的人可以访问这些数据。通常,小型企业只需要管理Office文档和电子表格并将其提供给员工即可。其他人可能需要收集和管理有关客户数据的详细信息。还有其他信息管理系统通过网站向大型组织甚至广大公众提供数据。

无论组织的要求如何,一个好的信息管理系统都应该能够 收集和储存管理数据我n您需要的格式和 根据需要提供信息 在合适的平台上提供给需要它的人。

了解信息管理系统

不是单个软件包,而是将信息管理系统视为公司设置的规则系统,以确定员工如何收集、存储和访问信息。如果您的企业当前使用许多彼此之间无法通信的不同产品,则可能需要专家(如增值经销商)的帮助来集成数据,然后才能安装信息管理系统。

必须收集和存储信息

大多数公司将各种不同格式的信息存储在多个地方。一些文件可能存储在公司服务器上,而另一些文件则存储在本地台式机和笔记本电脑上,还有一些文件存储在云中,使用 Google Drive 或 Microsoft OneDrive 等服务。专用工具,如客户关系管理 (CRM) 软件或库存管理软件,可使信息独立于这些其他系统。

信息管理系统集中了信息,因此不会在不同的地方或以不同的格式进行复制,这常常导致文档的版本略有不同,以便不同时间的不同人员访问。

例子:如果你有CRM软件,所有客户信息都应该存储在那里,不要在其他地方复制。文档和电子表格应该位于公司服务器或云解决方案中,每个人都可以访问、备份和保护它们。

信息必须是可管理的

经理应有权访问其部门要求的所有公司信息。他们应该能够批准或拒绝对当前文档的更改以及创建新文档。应备份数据,以便在文件被删除或损坏时可以恢复。数据访问也应受到限制,以便只有需要它的人才能使用它。

例子: 如果员工对发送给客户的标准信函进行了更改,经理可以审查和批准更改,或将文档还原为早期版本。这是Google云端硬盘,OneDrive和Microsoft SharePoint等系统中的标准功能,在这些系统中,文档所有者可以批准或拒绝更改,还可以限制编辑能力和特定人员访问信息的能力。

信息必须是可访问的

对于一些小型企业来说,只需要在公司计算机上访问信息就足够了。但是今天,越来越多的企业需要可以在异地以及平板电脑和智能手机上访问信息。这可以通过使信息可通过安全的Web服务器以及在许多情况下通过移动应用程序访问来实现。

例子: 使用Microsoft Sharepoint,您可以设置仅由员工使用的公司门户网站。经理可以为项目设置工作流程,以确保每个人都在需要时做出贡献。经理还可以为在公司门户上发布的页面设置批准要求,并设置对特定员工或组的权限,以确保仅由有权这样做的人员进行更改。每个人都可以通过Web浏览器或通过平板电脑和智能手机上的SharePoint应用程序访问信息。