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每年，雇主必须向其雇员提供 W-2 表格，显示当年支付给雇主的工资和其他款项，以及从这些款项中扣除的税款。员工使用这些表格提交纳税申报表。您必须在 1 月 31 日之前向您的员工提供这些表格。如果不这样做，或者在 IRS 截止日期前提交雇主的 W-2 副本，可能会导致处罚。

W-2申报截止日期

您必须在每年 1 月 31 日之前向您的员工提供其 W-2 的副本。对于IRS，这意味着必须在此日期之前将表格邮寄到该邮件中，即使员工尚未收到表格也是如此。如果您发现您无法在此日期之前准备表格，您可以通过写信给 IRS 并解释您无法在 1 月 31 日之前向您的员工提供 W-2 的原因来请求延期。 IRS 没有义务批准您的扩展请求。

您还需要在 2 月 29 日之前将 W-2 的副本以及总结 W-2 信息的 W-3 发送给 IRS。如果您有资格通过电子方式提交这些申报表，截止日期是 4 月 2 日。

未能按时提交的经济处罚

如果您未能按时提交W-2，如果您在到期日后30天内提交正确的表格，美国国税局将对每W-2罚款50美元：最高罚款为每年536,000美元或小型企业187,500美元。如果您在截止日期的30天到8月1日之间提出申请，则每张表格的罚款将增至100美元，最高罚款为1,609,000美元，如果经营小型企业，则最高为536,000美元。

未能在8月1日之前提交表格，将导致每W-2罚款260美元，小型企业每年罚款1,072,500美元，其他企业每年罚款3,218,500美元。小型企业是指最近三个纳税年度的总收入不超过 500 万美元的企业。

其他处罚评估

除了未能及时提交外，如果您提交的表格不正确或不完整，或者您提交的表格难以辨认，您可能会受到处罚。如果您需要提交250枚或更多W-2，则IRS要求您进行电子提交；发送纸质表格可能会导致罚款。如果您可以证明由于未能控制的情况而不是故意疏忽而导致提交失败，则可以避免罚款。

更正W-2表格上的错误

如果您在原始W-2表格上输入有误，则可以签发包含更正内容的新表格。您需要将修订通知 IRS。如果您的企业在这一年关闭，您仍然必须向您的前雇员提供 W-2。即使您使用薪资服务或其他第三方为您提交 W-2，您仍然有责任确保正确及时地提交表格。