使用电子邮件作为商务沟通工具的优缺点

电子邮件是业务通信的一种即时形式,很难想象一个工作场所在大部分内部和外部通信中都不依赖电子邮件。电子邮件通信具有许多优点,尤其是它快速且可靠。但是电子邮件有很多缺点,其优点有时使它成为发送信息的具有挑战性的方式。

优势:快速的客户沟通

当您需要向位于千里之外的客户或业务伙伴发送重要消息时,最快的方法之一就是通过电子邮件。与电话相比,电子邮件在通信速度上的优势在于,您可以发送包含重要文档甚至演示文稿的电子邮件附件,以澄清您的消息。无论如何,电话通话通常需要更长的时间,因为您必须与合适的人联系并在他们可以交谈时接听他们。另一方面,电子邮件可以快速发送并在他们准备查看时等待他们。

优势:可用性和可移植性

电子邮件的使用增加导致商务人士每天收到数百封电子邮件。然而,数以千计的电子邮件可以存档到您的计算机或手持通信设备(例如手机)上的文件夹中,以便您在需要时检索它们。电子邮件的便利性使您不必将文件夹塞满文件。这也使您的重要信件很容易携带,而不会拖累笨拙的文件夹。

优势:降低运输和邮寄成本

除了互联网连接的费用外,电子邮件是免费的。电子邮件通信的好处之一是,您可以发送任意数量的消息,文件,视频,文档和演示文稿,而无需支付任何费用。它显着降低了贵公司的运输和邮资成本以及时间——以及这段时间的成本——您或同事花费在邮寄、寻址和邮寄文件的包装上。

劣势:易损性

需要有人手动操作才能访问您所有的重要打印文档并销毁它们。但是,您的所有电子邮件和重要信息都可能因一次简单的硬盘崩溃而丢失。如果您将电子邮件信息存储在另一台服务器上,那么如果该站点出现故障或停业,您可能会丢失数据。对于短时间要保存的重要电子邮件,请务必使用备份方法,例如将其定期复制到闪存驱动器上。

劣势:他人可及

当有人递给您一封商务信函时,您是唯一收到这封信的人。永远不要认为您的电子邮件是私人的。由于电子邮件是通过网络发送的,因此其他人可能会获得访问权限或错误地接收它们。电子邮件可能会被黑客截获,或者转到错误的电子邮件地址并进入其他人的收件箱。因此,请注意您通过电子邮件发送的信息。如果您不想让其他人看到私人信息,电子邮件可能不是最好的沟通方式。使用电子邮件时,黑客甚至是毫无戒心的收件人都可以轻松访问您的敏感信息和消息。

缺点:难以解释情绪

电子邮件的一个缺点是人们倾向于将其视为对话,因为电子邮件可能会发生得如此之快。他们开始使用语,并尝试通过电子邮件进行对话。但是,由于电子邮件收件人无法看到对方,因此电子邮件没有任何有助于正确解释的语音变化或情感。这可能并且确实导致对电子邮件背后的情感的误解,从而导致伤害感,愤怒,怨恨和更多情感。最好在发送电子邮件之前先重新阅读它们的电子邮件,然后寻找措辞不佳的措辞。


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