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当企业需要某些技能或设备，但无法在内部满足此需求时，可以发出征求建议书。 RFP帮助企业之间相互交流并促进健康的竞争。根据企业希望收到的投标数量，可以将RFP发送给一些企业，也可以向公众开放供任何企业投标。

征求建议书

企业和政府机构在需要其他企业的服务或设备时发出投标申请书。在贸易期刊、报纸或在线数据库中发布的 RFP 也可以直接发送给被认为有能力提供基于先前工作关系或行业声誉列出的特定服务或设备的企业、顾问或非营利组织。

RFP组件

投标书应明确概述所需的服务或设备，例如项目的完成或特定数量的材料或设备的完成。 RFP应包括项目范围，可交付成果，预算以及所有里程碑和截止日期。如果需要材料或设备，则RFP除了总件数外，还应提供预算和交货日期。 RFP 还应包括提交提案的截止日期和对简历、预算估计或适用技能和专业知识清单等材料的请求。包括业务联系信息，以防投标人有其他问题。

招标过程

当 RFP 发布供公众查看时，投标过程开始。有兴趣完成 RFP 的公司和承包商应在截止日期前提交所有要求的信息。截止日期过后，提案会经过审核，以找到最适合该项目的候选人。企业与中标者联系以开始该项目的工作。

招标清单

企业可以创建投标清单，其中包括独立承包商和其他具有公司项目工作所需技能或行业经验的企业。企业可以接受其他企业或个人的加入投标清单的请求，或者企业可以邀请其他人加入。为了维护可管理的列表，公司和承包商可能必须每隔几年通过发送新请求重新加入列表，或者可能必须更新其公司资料以证明在列表中的位置是合理的。

响应 RFP

在回复 RFP 时，请确保回答所有问题并提供要求的材料，例如简历、推荐信、客户推荐、特定技能和经验列表、员工人数和其他项目，以确保您有资格参加投标审查。例如，如果RFP包含最大页面限制，请保持在该限制之内。另外，请确保您符合所有RFP截止日期，因为大多数企业都不会接受在截止日期之后提交的出价。以专业的方式准备建议，并使用适合您所在行业的语言。