如何向企业部门发送信封

根据 USPS.com PostalExplorer 的数据,通过美国邮政服务 (USPS) 的所有邮件中,近四分之一存在地址错误,这可能导致递送困难、延误并花费邮局的时间和金钱在线工具。信作者经常误解地址行的正确顺序,包括USPS注意行,应将业务部门写在这里。提示:它不在信封的左下角。

将地址放置在正确的位置

在信封的左上角,写下您的回信地址:姓名、公司名称、街道地址或邮政信箱。框,以及城市、州和邮政编码。现在找到信封的中点并向右移动一个空格;这是收件人地址的第一行。确保将地址写在信封最长的一面。地址的第一行称为名称或注意行。如果将其发送给特定部门而不是特定人员,请将该部门放在第一行。您可以编写“注意”或其缩写“ ATTN”,但这不是必需的。

USPS 自动邮件阅读机自下而上读取地址,从城市、州和邮政编码开始。接下来,机器寻找街道地址或邮政信箱。箱号,然后是公司名称,最后是最终收件人,无论是个人还是部门。当邮政文员曾经对邮件进行排序时,如果您在左下角写了“ ATTN:M。Murdock”,那没什么大不了的,但是今天这样做会使机器感到困惑,或者因为看不到它们而看不到它们他们的扫描区域。

自动化机器很容易读取的正确标准地址的一个例子是:

  1. 名称或部门:营销部门
  2. 商家名称:HOMETOWN CONFECTIONS INC
  3. 街道地址:6300 PARKS ST
  4. 市,州,邮政编码:FREDERICK MD 21702

写给个人,部门或两者兼而有之

如果要给某人讲话,请代替该部门,并在知道的情况下添加该人的头衔。例如:MS ANNA DREW营销总监。如果一行不适合,请将标题移到第二行。在这种情况下,添加“营销部门”是多余的,因此请忽略该部分。如果您不知道此人的头衔,则可以在第一行写MS ANNA DREW,在第二行写市场部,如果公司规模很大,以至于您认为这封信不会在不命名部门的情况下寄给收件人。

使用全部大写和删除标点符号

如果您使用全部大写且完全没有标点符号,则USPS自动化机器可以快速而轻松地读取。像大多数人一样,您可能被训练写一个地址为“城市,州(两个空格),然后是邮政编码”。但是,正确读取机器的正确方法是“城市(一个空格,不带逗号)状态(两个空格)邮政编码”。使用 USPS 为每个州指定的两个字母的缩写,如您的词典中所示。请注意,这些与仍在报纸文章和正式写作中使用的传统州缩写不同。例如:

  • 写PA而不是Pa。
  • 写 RI 而不是 R.I.
  • 写ND而不是N.Dak。

遵循准确交付的附加规则

USPS.com PostalExplorer提供了其他指导方针,以帮助确保您的邮件到达您想要去的地方:

  • 左对齐地址的所有行。
  • 使用简单字体和至少 10 号字体。
  • 确保包含 N、SE 或 W 等方向。同一地址可能位于街道的北端和南端。

  • 确保通过信封窗口或标签正确显示地址。
  • 在白色或其他浅色纸上使用黑色墨水。切勿在深色纸上使用类似白色的反向打印。
  • 如果不能全部放在一行中,请将套房或公寓号码放在街道地址上方的一行中。

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