什么是采购申请表？
小型企业通常会以小额预算启动。这使得控制成本对公司的长期健康至关重要。削减支出并鼓励负责任的支出的一种方法是为所有新购买的商品开发内部请购流程。
采购申请表
采购申请表是员工用来请求购买特定物品的内部文件。员工描述产品以及为什么需要它。然后将此表格发送给公司内的其他个人和部门进行审查和批准。
申请流程
申请流程是内部流程，因公司而异。但是，典型的采购申请流程可能如下所示：
- 员工需要一台新的笔记本电脑并获得一份请购单。她描述了所需的笔记本电脑，并在必要时说明了为什么需要它。然后，她要求部门负责人签署请购单。
- 主管在表单上签名后，可以去IT部门，以便该部门的专家可以确保计算机与公司的系统兼容并且符合数据安全标准。
- 在 IT 批准后，请购单会转到采购部门。部门工作人员从多家零售商处采购计算机，然后选择从提供最佳价格的零售商处购买计算机。采购部门向供应商发出采购订单。
申请流程的优势
即使对于小型企业，申请流程也有几个优点：
- 透明度：采购流程要求员工及其上司为购买辩护。写下为什么需要特定产品的简单过程可以减少不必要的购买。当价格较低的产品可以满足公司的需求时，它还可以最大程度地减少对昂贵物品的超支。
- 功能和兼容性：某些产品，尤其是软件电子产品，可能与公司当前的设备和系统不兼容。通过要求其他相关部门的负责人签署购买协议，当发现产品不适合公司时，企业减少或消除了退货的需要。
- 获得最优惠的价格：采购部门或采购官可以与供应商建立关系并确保许多产品的首选定价。
其他申请流程注意事项
一些公司不需要所有采购的申请表。例如，一家企业可能决定，部门经理可以直接批准并订购价格在100美元以下且不是软件，计算机或外围设备的物品。对于只有一两个员工的非常小的企业来说，申请流程可能有点过分。但是，随着业务的增长，审查采购流程并实施新流程始终是一个好主意。
