如何制作 W-2 给您的员工
对于会计部门和小型企业所有者来说，一月份总是一个繁忙的月份，因为它们为员工及其企业准备税务文件。员工的工资和税务报表，称为 W-2，是用于报告应税收入以及为社会保障、医疗保险以及州和地方政府预扣税额的官方文件。国税局（IRS）不仅将这一重要文件用于税收目的，而且在雇员的整个生命周期中，社会保障局（SSA）都会使用其收入历史来确定退休后的资格和福利。
了解 W-2
在花时间填写任何表格之前，请确保您使用的表格正确。雇主必须为其支付任何工资（包括非现金支付）的任何雇员填写W-2表格，以换取本年度的服务。
即使您不是公务人员，但要支付某人作为家庭雇员的工资，您也必须为他们提交W-2。但是，如果您支付了承包商（非雇员）的工作费，则需要使用其他表格1099-MISC。
你需要的东西
W-2 表格和 W-3 表格
年度薪资数字
年度扣减数字
工资核算软件
打印机
选择您的归档格式
提交W-2文档时，您有两种选择。您可以填写纸质表格或以电子方式在SSA的在线Business Services网站上提交文件。
纸质表格
如果您选择使用纸质表格，则必须从 IRS 订购。可以在其网站www上轻松进行在线订购。 irs.gov/orderforms。确保订购正确年份的表格；一月份，您将填写刚完成的年份而不是当前年份的表格。始终使用黑色墨水清晰地打印。您最多可以使用此方法提交249个员工表格。
电子申报
提交表格的一种更快的方法是使用SSA运营的免费在线商务服务（BSO）网站。您需要设置一个帐户和密码，必须定期更改。
通过此系统，您每次提交最多可以手动输入50名员工。您还可以为大量员工上传格式化的工资文件。格式说明可从 BSO 网站下载。
收集员工工资信息
为每位员工运行工资汇总报告。报告应详细说明他们全年支付的金额以及为联邦所得税、州和地方税、社会保障税和医疗保险税预扣的税款。
在每个表单中输入数据
请按照IRS提供的说明填写每份W-2表格。您将输入以下信息：
- 每位员工的姓名，地址和社会保险号
- 您的公司名称，地址，EIN（雇主识别号）和州ID号
- 工资、小费和其他补偿的总额
- 每个类别的税款总计
- 选修课延期或罗斯个人退休账户的指定供款（如果适用）
- 雇主支付的健康或人寿保险的应纳税费用（如果有）
将数据输入在线表格时，请在每次输入后保存数据。如果需要，您可以退出网站，稍后再返回以完成您的工作。
查看您完成的W-2
输入所有员工W-2后，检查它们的准确性。 SSA 建议打印非官方副本并将其提供给您的员工进行审查。请专门检查姓名拼写，正确的地址和正确的社会安全号码。如果您提交表格后发现错误，则需要重新提交更正的表格。
打印和分发表格
当一切都被验证为正确时，打印您的 W-2 并将其分发给您的员工。请务必在1月31日之前寄出邮件，以符合IRS的截止日期。
提交表格至SSA
最后一步是向 SSA 提交所有表格。尽管IRS，州和地方政府使用W2来验证收入，但是由社会保障局监督这些文件的提交。无论是书面方式还是电子方式，您都将收到W-3，这是“工资和税务报表的转帐”表格；必须与每批W-2一起提交。
将 W-3 视为“总计”卡。您将在整个报告的每个报告类别中列出所有可识别的雇主信息以及已支付或预扣的总额。您还将提供贵公司提交的单个W-2总数。 W-3 用作检查以识别您提交的任何错误。
小费
请勿打印出在IRS网站上找到的W-2表格红色版本的副本，并将其邮寄到SSA。该表格无法扫描，不会被接受；您甚至可能会受到处罚。取而代之的是，直接从国税局订购纸质表格，然后将其邮寄或通过其在线服务网站以电子方式向社会保障总署提交文件。
