什么是员工 ID?

员工ID是雇主用来唯一标识在组织中工作的人员的代码。员工 ID 允许简化、准确的记录保存,并有助于保护机密信息。如果您经营一家只有几个员工的小型企业,则员工ID可能不是紧迫的问题,但是随着业务的发展,它的重要性就越来越大。

为什么不是 SSN?

员工ID号与联邦政府分配的税号或社会安全号(SSN)不同。尽管SSN是ID的另一种有用形式,但应将其保密,而不应用于日常记录保存。身份窃贼寻找 SSN 是因为它们可以唯一标识美国公民。身份窃贼可能会使用社会安全号码来制作假身份证和其他欺诈性文件。员工 ID 很难做到这一点,因为它们在公司内部记录之外没有用处。

“约翰史密斯”问题

随着公司的发展,您雇用多个拥有相同名字的人(尤其是通用名)的可能性会增加。尽管诸如“医生”之类的中间名和标题可以帮助区分人,但这并不总是可行。唯一的员工 ID 系统允许您识别和说明同名人员。

识别码格式

创建员工ID代码时,格式完全由您决定。它可以是数字,也可以是字母,数字和其他符号的组合。企业可以使用该ID来识别员工的类型;例如,“T”后跟几个数字可能会将该人标识为技术人员。一些公司使用顺序编号方案,其中较早加入的员工人数较少,后来雇用的员工人数较多。

身份证号码的中央控制

重要的是,您的企业必须在公司的单个或集中位置(例如人力资源部),或者对于小型企业,会计师或您的薪资人员,分配新的ID号。通过集中责任,它减少了将同一号码分配给多个人的机会,或者减少了同一个人结多个号码的机会。唯一性对于平稳运行的会计系统至关重要。

多功能ID

您的组织可能出于多个目的使用一个员工编号。例如,一个无薪实习生可能不在工资系统中,但他们仍然需要诸如钥匙和计算机访问等资源。如果您的公司雇用实习生,他们可以保留相同的编号;您无需将它们重新输入到您的会计系统中。

员工 ID 和数据库

员工 ID 通过减少冗余信息帮助提高计算机化记录保存效率。例如,员工文件可能具有员工ID,姓名,家庭住址和电话号码。跟踪休假时间的文件可能只包含ID号和休假日期。计算机使用 ID 号自动将这两个文件联系在一起,让您可以在报告中查看员工的姓名和休假时间。

员工与雇主ID

不要将员工ID与雇主ID(EIN)混淆。后者是联邦政府为税收和报告目的分配给企业的代码。与社会安全号码类似,因为它唯一地标识了公司。任何雇用员工的美国企业都需要EIN。