什么是总帐代码?

总帐代码是您分配给不同借项或贷项条目的数字,以使会计更容易和更实用。通过为不同类型的应付账款或应收账款分配数字,您可以花更少的时间输入数据、快速整理信息并准备可能使用一次或经常使用的简单报告。

总账

总分类帐是您实际收入和支出的简单列表。与列出您的预期收入和支出的预算表,或显示您的欠款或应收款的应收款或应付账款报告不同,分类帐仅在交易发生时记录下来。即使您只使用一个银行帐户来进行业务,也最好保留一个总分类帐以发现您或您的银行可能犯的任何错误。为此,请执行每月对帐,或将分类帐与银行对帐单进行比较。

如果您使用支票帐户,信用卡和信用额度来支付业务账单,则总分类帐可将所有费用都保存在一个文档中。

使用分类帐代码

分类帐代码是用于按类型指定应付或应收款的数字。例如,您可以将电话付款指定为 100。您的电费可能是 101。您可以随时按分类帐代码对文档进行排序,以查看您为电话或公用事业支付了多少费用。

分配分类帐代码

分配总分类帐代码的最简单方法是从一个数字(例如100)开始,为每个后续的贷方或借方类别分配一个数字,该数字将再增加一个数字。在这种情况下,您的前五个代码将是100、101、102、103和104。为使您的代码更有用,请为数字分配特定的含义,以便于排序。

例如,以数字1开头所有借项类别,以数字2开头所有贷项类别。您的前两个借记代码可能是100和101,而前两个借记代码是200和201。这将帮助您快速找到所有您的借方或贷方。添加其他数字以对其他收入和支出类别进行分组。

使用中的编码示例

如果您在网站上出售杂志印刷广告,横幅广告并租借了发行清单,则可以在第一个信用代码数字之后用数字2指定所有印刷收入,在横幅广告收入中使用3来指定横幅收入,在列表编号中使用4来指定。在这种情况下,您的印刷广告条目为 120,横幅广告条目为 130,列表租赁条目为 140。您可以继续扩展它。

例如,如果您销售彩色和黑白平面广告,您可以将代码的第三个数字指定为 1 表示彩色广告,2 表示黑白广告。如果您使用四位数代码,则彩色印刷广告的代码将是 1210,黑白广告的代码将是 1220。这可以让您快速确定您的印刷总销售额并了解彩色广告的销售额。

名字对比数词

与其用分类帐代码替换描述性词,不如包括两者。即使您知道分类帐代码 130 表示横幅广告收入,新的或替代的簿记员或报税员可能不知道您的代码。如果您或临时簿记员不小心对您的条目进行了错误编码,则每个单词旁边都有文字可以帮助您快速纠正错误。

排序/总计/平均

除了使用分类帐代码运行一次性报告外,还可以使用它们创建收入和支出类别的总计和平均值。每次您输入条目时,都会创建实时更新。例如,使用“总计”和“平均”单元格跟踪您的电话总支出或每月平均办公室办公用品支出,就可以将当前效果与预算进行比较,而不必运行单独的报告。

会计科目表示例

如果不确定您是否可以设置分类帐代码系统,请考虑临时聘请簿记员或会计师来设置簿记系统或软件。通常,现有系统的维护要比从头开始构建更容易。

现金帐户示例:

  • 1110银行现金
  • 1120零用现金

收入帐户示例:

  • 2110应计收入

  • 2120现金收入
  • 2130 非现金收入

  • 2140 其他融资来源

短期应付账款示例:

  • 3110应付帐款
  • 3120 应付利息
  • 3130应付索赔和判决

  • 3140应付合同