unvoyagepourlaplanete.com

公司制定了内部控制措施以限制风险。可能的风险包括损失，合同绩效不佳，质量不佳以及不遵守法规。文件编制程序详细介绍了公司实施其控制系统并为任务和行动分配责任所需的文件。与大型企业相比，小型企业通常需要较少的文件或控制，因为每个员工都执行多项工作职能，并且职责更加明确。有效的文档编制程序导致最少的有效控制措施可以给小型企业带来竞争优势。

组织

有效的内部控制的基础是包含职务说明的组织结构图。文件编制程序必须指定职位描述清楚地详细说明公司中每个职位的任务和职责。文件编制程序分配了组织图的准备和更新以及公司如何使用该图的责任。通常，员工在开始工作时会收到一份有关其职位和职位描述的详细信息的副本。

政策与程序

文件程序通常规定员工手册必须包含所有相关的政策和程序文件。他们详细说明了手册必须包含的内容、谁负责编写和更新政策和程序，以及公司如何与员工沟通。文档程序通常规定员工在开始工作时会收到一份手册，签署他们收到并同意遵守政策和程序。它们会在发生时接收更新。

授权和批准

记录在案的组织结构图和员工手册构成了内部控制的基础，但它们必须包含实际的控制措施。文件程序详细说明了这些措施。它们描述了列出可以做出决定和可以批准支出的员工的文件。每个此类文件都必须确切说明员工可以授权或批准的内容，批准或授权的形式以及限制。一个典型的例子是，特定员工被授权通过签署相应的申请来批准最多 10,000 美元的采购。

支持文档

强大的内部控制系统依靠辅助文档来详细制定决策依据。文件编制程序规定了哪些决定需要支持文件并详细说明了其性质。例如，采购订单批准可能需要采购。文档程序指定员工必须在请求批准采购订单之前准备申请，并详细说明申请必须包含的信息。

正在汇报

内部控制的一个关键要素是报告重要的公司信息。文件程序通过指定此类报告必须包含哪些信息、谁负责编写报告以及谁将接收报告来加强内部控制。一些报告包含机密信息，文档程序必须指定哪些报告是敏感的，并详细说明相应的安全措施。

和解

即使在小型企业中，文档编制程序也会产生具有独立来源的各种文档。验证其准确性的一种有效方法是在来自不同作者的可比数据之间进行协调。文件化程序必须指定必须进行什么对帐，以及由谁负责进行对帐。它必须详细说明一种处理差异的方法，并分配解决差异的责任。