如何在 Outlook 中存档文件夹以释放空间

如果您的 Outlook 邮箱已满,您的邮箱中没有足够的可用空间可能会导致您错过重要的通信。虽然大多数电子邮件服务为您提供了足够的存储空间,但您可能希望将文件夹存档以释放邮箱中的其他空间。使用Microsoft Outlook,您可以自动存档符合条件的文件夹项目,例如三个月以上的项目。您还可以配置特定的文件夹以使用Outlook的自动存档功能自动存档。

自动存档文件夹

您可以在Outlook中配置一个文件夹,以自动存档超过一定期限的电子邮件。

  1. 选择要存档的文件夹

  2. 在 Outlook 中打开要存档的文件夹。例如,在导航窗格中单击“邮件”,然后单击“收件箱”。

  3. 打开Outlook自动存档设置

  4. 单击“文件夹”选项卡,然后单击文件夹功能区属性组中的“自动存档设置”按钮以打开文件夹的自动存档属性。

  5. 选择存档频率

  6. 单击“使用这些设置存档此文件夹”旁边的单选按钮,然后选择存档文件夹的频率。例如,在“清除早于项目”旁边的选择器中输入“ 3个月”。

  7. 选择如何存档数据

  8. 单击有关如何处理存档项目的选项之一旁边的单选按钮。建议您选择“将旧项目移动到默认存档文件夹”,除非您有其他想要存储存档的位置。

  9. 保存设置

  10. 单击“确定”按钮保存对文件夹属性的更改并启用存档。存档过程可能需要几分钟才能完成,具体取决于文件夹的大小。

手动释放空间

在某些情况下,您将需要让Outlook按需存档文件夹。您可以使用手动存档功能执行此操作。

  1. 打开文件菜单

  2. 单击 Outlook 中的“文件”菜单。

  3. 使用清理工具菜单

  4. 单击“信息”子菜单下“邮箱清理”旁边的“清理工具”下拉按钮,然后单击“存档…”。

  5. 选择要存档的文件夹

  6. 单击要存档的文件夹的名称。例如,单击电子邮件帐户文件夹下的“收件箱”。

  7. 选择要存档的电子邮件

  8. 在“较早的归档项目”旁边的字段中输入日期,或单击箭头并选择一个日期,以归档具有您输入之前的日期的项目。例如,输入“1/1/18”以归档 2018 年之前创建的文件夹项目。

  9. 决定保存数据的位置

  10. 如果您想为存档选择一个自定义位置,请单击“浏览”按钮。建议您不要更改存档文件位置。单击“确定”按钮开始归档过程。

避免数据丢失

默认情况下,您的存档项目存储在“我的文档”中的“ Outlook Files”文件夹中。

某些Microsoft Exchange服务器可能会限制或禁用您根据组织的邮件保留策略来存档项目的功能。在您可能会丢失数据或无意违反有关保留电子邮件多长时间的规则之前,请确保您了解公司的政策和限制。如果有,请咨询您的IT部门,以获取有关已存储数据存储时间的更多信息。

您存档的项目可能会从您的邮件服务器中完全删除。建议您创建Outlook Files文件夹的备份,以避免失去对已存档项目的访问权限。同样,如果您在工作中使用Outlook,请确保遵守组织的政策。

如果您有大量空间没有存档数据,则可能无需使用 Outlook 的存档功能。取而代之的是,您可能希望将电子邮件简单地组织到文件夹中,或者以一种可以轻松找到所需内容的方式来存储它们。


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