电子表格的优缺点
在商业中，战略规划是必不可少的，需要有效的信息才能做出关键决策。选择正确的工具来输入、跟踪、分析和存储数据将帮助企业主和经理为公司的业务做出最佳选择。电子表格是软件生产力套件中的组件之一。电子表格在会计师和喜欢收集和跟踪数据的人士中很流行，但是存在一些局限性，这可能不是使其成为每种办公应用程序的最佳选择。
优势：组织数据
电子表格通常是收集和组织数据的首选工具，这是其最简单的用途之一。信息可以轻松地放置在整洁的列和行中，然后按信息类型排序。尽管在原始状态下查看大量数据可能会让人不知所措，但程序中的工具允许用户创建演示文稿，在其中分析数据并将其插入饼图或表格中，以便于查看和解释。
缺点：用户偏见
但是，缺点是这些演示中仅包含用户选择进行分析的信息，因此，可能会无意中排除可能影响决策的其他相关信息。为了使数据报告更加用户友好和全面，公司选择使用Tableau和Qlik等报告工具，而不是仅依赖电子表格。
优势：简化计算
没有人喜欢花所有的时间进行重复的计算。电子表格的巨大吸引力在于该程序为用户完成所有数学运算。一旦编写了公式并且程序具有set命令，就可以轻松地为已输入的相关数据进行复杂的计算。这允许用户提出“假设”类型的问题并轻松获得他们需要的答案，而无需重新计算。
例如，如果电子表格设置为计算您的毛利，当单位成本、运输成本或销售折扣等任何变量发生变化时，软件会根据新信息自动重新计算新毛利。
缺点：学习语法需要技巧
对于许多用户而言，困难的部分是必须将计算结果作为公式输入到电子表格中。这需要为您希望进行的每种计算类型学习正确的语法。尽管有许多课程可以学习使用这些公式所需的技能，但许多用户仍然觉得它们很困难。如果语法不正确，则在运行计算时程序将不会返回正确的信息。此外，如果用户输入错误的数据，即使只有在电子表格的一个单元格中，所有相关的计算和单元格都会受到影响并出现错误的数据。
优势：多用户访问
在当今的协作工作环境中，办公室中的多个用户经常需要访问相同的文档。如果使用 Microsoft Excel，则可以共享电子表格，但一次只有一名用户可以更改数据。如果制作和更新本地副本，其他用户将无法访问新数据。 Google表格提供了文件共享的解决方案，并允许多个用户访问和更新单个表单。
请注意，在两种情况下都没有文件历史记录。因此，无论谁在任何时间进行更改，任何更改都将丢失先前的信息历史记录。
缺点：缺乏安全性
电子表格的另一个缺点是文件缺乏安全性。通常，电子表格的安全性不高，因此存在数据损坏或信息管理不当的更大风险。即使受密码保护，包含敏感财务信息的文件也可能无法免受黑客攻击。
因此，其他类型的数据收集软件可能是更合适的选择。 Access、Oracle 或某种其他形式的关系数据库具有内置的保护措施，可保护数据完整性并防止信息重组。例如，在电子表格中，用户可能会对一列信息进行排序，并且可能会无意间导致相关信息（例如名字和姓氏）变得不同步。相反，数据库将使记录的所有部分保持统一，从而确保更好的数据完整性。
