如何在Word中格式化专业商务信函

商业信函是用于组织与客户,员工,合作伙伴或其他利益相关者之间正式通信的文档。商务信函的形式通常取决于公司的品牌、信函的目的以及发件人和收件人之间的关系。无论如何,重要的是要了解商务信函的书写惯例,以便您可以根据自己的特定需求进行调整。

选择格式和模板

决定将您的信函以纸质副本还是电子邮件格式发送给收件人。这将取决于信件和收件人的目的。商业信函可以与销售建议一起发送给客户,概述建议的要点。它们还可用于为员工提供参考。弄清楚收件人如何喜欢您发送的信息并采用该格式。

Microsoft Word 中提供了商业信函模板,可用于设置内容格式。在大多数情况下,商务信函都采用块样式信函格式,这意味着所有文本均在页面左侧对齐。字母是单倍行距,段落之间有双倍行距。双倍空格也称为回车符,可以通过按键盘上的“ Enter”键来完成。

设置边距

在大多数商务信函模板中,信函的页边距在页面的所有面上都设置为1英寸。在某些情况下,您可能需要调整商务信函的边距。例如,如果您的商务信函随附其他文档(例如销售提案或电子表格)具有不同的边距,则您可能需要调整信函边距以匹配其余文档,从而为收件人提供一致的外观。

选择字体

字体分为两个区域:衬线和无衬线。衬线字体有一个小的突出笔划,附加到较大的线条上。 Times New Roman,Garamond和Bookman Old Style是衬线字体的示例。衬线字体通常更适合印刷材料。大多数企业使用 Times New Roman。

Sans-serif字体在较大的字母行上没有较小的突出笔触。无衬线字体的示例有Arial,Helvetica和Verdana。通常,无衬线字体更适合用于在线资料。不管您选择衬线字体还是无衬线字体,最好都避免使用诸如Comic Sans之类的新颖字体或草书,因为它们可能难以阅读且显得不专业。

您选择的字体大小可能取决于您的信件和随信件发送的其他材料的内容量。如果可能,匹配其他材料以保持一致性。最常见的是,商务信函以10或12点字体大小书写。

写作预习

以您的联系信息开头的商务信函,包括您的姓名,职务,地址,电话号码和电子邮件。在日期前使用单行空格,然后使用双倍空格。

以月、日、年格式写入日期。再添加一个双空格,然后写上收件人的联系信息。从姓名、职位、公司名称、地址、电话和电子邮件开始,所有这些都是单倍行距。

之后,添加一个双空格并写下称呼。在商务信函中,通常使用“收件人”或“亲爱的”,后跟全名或标题以及姓氏。在商业信函中,在姓名后使用冒号,而不是像个人信函那样使用逗号。

在身体段落中传达信息

输入两个空格并开始编写正文段落。这些应该是单行距,每个段落之间应有双倍行距。保持内容简洁明了。说明这封信的原因、一些支持信息和必要时呼吁采取行动。

以适当的称呼结束

添加另一个双空格,然后以适当的结束语结束这封信,例如“真诚地”或“感谢您的光临。”输入一些双空格以留出空间来签名,然后键入您的全名。如果要打印字母,则可以用蓝色或黑色墨水对其进行签名。如果您通过电子邮件发送信函,则可以使用电子签名。

如果您随信件一起发送其他文件,您可以在您的姓名后加倍空格并写上“附件”。然后,在下一行列出您要发送的文档的名称。