法律要求我从供应商处获取W-9表格吗?

企业需要从任何需要签发 1099-MISC 表格的付款的供应商处获得纳税人识别号 (TIN)。表格 W-9 有助于获取此信息,在某些情况下,您可能需要使用表格 W-9 请求 TIN。拒绝提供 TIN​​ 的供应商须缴纳备用预扣税,您的企业可能会因未预扣所需金额而受到处罚。

需要签发表格 1099 的付款

当您向供应商支付600美元或更多的服务费用,而该供应商不是公司时,则需要签发1099-MISC表格。这是一种信息返回,用于向IRS报告当年支付给该供应商的总金额。当您提交 1099-MISC 表格时,您必须提供姓名和 TIN 以及支付的金额。如果您填写缺少或不正确的信息的1099表格,可能会受到严厉的处罚。

表格 W-9

W-9表格用于索取纳税人的TIN,尽管在许多情况下,您可以建立自己的获取所需信息的方法。在 W-9 表格中,供应商标识组织类型并提供法定名称和匹配的 TIN。最好将此表单记录在案,以证明您已将信息发送给IRS(由供应商提供给您)。另外,由于您无需提交1099-MISC表格即可向公司付款,因此该表格提供了证明您被告知卖方是公司的证据。

何时需要 W-9 表格

如果您提交1099-MISC表格,而IRS确定缺少或不正确的信息,则会收到CP2100或CP2100A声明。如果这是您对特定供应商的第一通知,则需要向供应商发送“ B”通知或备用预扣通知以及W-9表格,以尝试获取正确的信息。如果供应商在 30 天内没有回应,您需要开始从支付给供应商的款项中预扣 28% 的备用金,直到供应商提供正确的信息。您将预扣的金额提交给IRS。

其他警告

如果供应商拒绝向您提供其TIN,则您必须开始预扣向该供应商支付的所有款项的28%,直到该供应商向您提供W-9表格和缺少的信息。您可能会因未预扣和未提交备份预扣而受到严厉的处罚。