会议纪要示例
会议记录不仅仅是上周员工会议上所说内容的备忘单。会议纪要可以是代表公司董事会或政府机构领导的官方行为的正式法律文件。由于会议记录是商业和政府活动的官方记录，因此有效地开发它们是值得的。如果您在纸上手写笔记，那么如果您有预先打印的表格，可能会有所帮助，以便可以在其中放置适当的信息。如果您携带笔记本电脑或电子笔记本在会议期间使用，您也可以创建计算机表格。
标头信息
会议记录包括会议日期和地点的标题。标头记录了谁在场和缺席的原因，并且通常标识出担任会议主持人和记录秘书的人。在多个地方同时发生的会议（例如，通过视频会议）通常会根据位置记录出席情况。
例子：
A-1公司董事会会议纪要2017年5月4日总部大楼执行董事会室罗伯特约翰逊，董事长和凯尔麦格雷戈，录音秘书出席者：R. Johnson、M. Perez、J. Hatoyama、F. Michaels、S. Hawthorne、M. Smith、R. Sandborn、V. Clark
介绍材料
会议纪要通常从主持人召集会议预定的确切时间开始。在大多数会议中，议程上的头几项内容包括导言，主持人的讲话以及对上次会议记录的批准。抓住主持人在讲话中提出的要点。如果成员对上次会议的会议记录提出任何修改，请准确记录更改。
例子：
约翰逊先生于下午2:46召集会议。在非正式介绍之后，约翰逊宣布他的猫最近生了六只小猫。关于霍桑女士的动议，一致同意通过了7月会议的会议记录，但第15段中的“卡车”一词受到重创，并由“半拖拉机”一词代替。
同意议程
尽管每次会议的结构都不同，但是正式会议（尤其是针对政府团体的会议）通常以“同意议程”开始，该议程不过是一系列不需要表决的报告和声明。同意议程通常包括信函，委员会的报告和其他仅提供信息的材料。
记录同意议程中讨论的每个项目的要点，确定对话的主题以及成员在公开讨论中提出的任何主要意见。
例子：
史密斯夫人将11月4日XYZ制造公司的一封信读到记录中。该信赞扬了运输部门在加快备受瞩目的产品交付方面的专业素养。 Perez 先生代表运输部门表示，XYZ 在提供详细的路线指示方面做得非常出色。
商业议程
业务议程就是行动所在，这是会议的一部分，成员在会议上就各种行动项目进行辩论和投票。在正式会议记录中，秘书必须记录正在表决的实际动议和实际表决记录，包括赞成和反对该问题的人的票数。通常，秘书还会记录辩论的摘要，包括每个发言者的要点。
从技术上讲，没有投票赞成“弃权”的事情。弃权意味着根本不投票。希望记录他们既不赞成也不反对某事的人应该投票“出席”。
例子：
Johnson 就 ABC Widgets 的发票展开讨论，价格为 21,434.87 美元。鸠山女士说，发票是上周由财务委员会批准的。迈克尔斯先生说，他支持ABC Widgets正在进行的工作。 Hatoyama 以 21,434.87 美元的价格批准了 ABC Widgets, Inc. 的发票。桑德伯恩女士借调了。动议以4-2获胜，鸠山，桑德博恩，迈克尔斯和史密斯获胜，佩雷斯和克拉克则反对。
结论材料
大多数会议记录通常以会议休会时间结束。会议纪要由主持人和录音秘书签署，尽管如果秘书是小组的有投票权的成员，那么仅秘书的签字通常就足够了。
例子：
约翰逊于下午7:14休会。下一次会议定于8月5日下午3点。在执行董事会室。 罗伯特·约翰逊（Robert Johnson），董事长凯尔·麦格雷戈（Kyle McGregor），唱片秘书签署
